５Ｗ１Ｈ |
文書をどう構成するかを考えた場合、５Ｗ１Ｈを活用するといいという話は皆さん既にご存じと思います。
ものの本によると、新聞記者は入社すると５Ｗ１Ｈを頭に叩き込まれるそうです。
事柄を伝えたいのだけれど、どのように書いたらいいのか分らない場合には有効です。
→「直子の代筆」INTERNETはこちら
| ■５Ｗ１Ｈ
| WHEN | いつ |
| WHERE | どこで |
| WHO | 誰が |
| WHAT | 何を |
| WHY | なぜ |
| HOW | どのように |
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５W１Hはとても大事なポイントです。しかし、いつ、どこで、WHAT WHY…などといちいち覚えてそれを元にビジネス文書を作成するのも面倒くさいですし、思い出すだけで時間がかかってしまいます。
そこで色々な人に文書を書くポイントを聞いたところ、いくつかの共通点を発見しました。
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■ステップ１：相手の理解度を念頭に
昔々、私は会社の先輩（文章にはうるさい）に「おい、俺は超能力者じゃない。だからお前が何を考えているのかはわからないんだから、ちゃんと状況がわかる文書を出してくれよ」とよく言われたものです。
世の中にはおそらく超能力者はいないので、文章を書くときは「相手は状況がどれだけ分っているか」を念頭に文書作成するといいでしょう。
しかしこれが簡単そうで、なかなかできないことがあります。特に焦ってる場合はなおさらです。
こういうときは新聞記事などを参考にするといいでしょう。
たとえば「○月○日、午後７時、六本木交差点で、トラックとオートバイが衝突事故を起こしました」
というように新聞記事などは「相手は状況が全く見えていない」という形で文章を作ります。
「相手は状況が分っている」のであれば、
「昨日はすごかったですね」で十分となります。
■ステップ２：必要事項をまず箇条書きにする
１を念頭において、伝える必要のある事柄をまず箇条書きにします。
たとえば
事件が起きた日時は1987年10月4日午前
事件が起きた場所は赤坂交差点
被害者の名前は山田陽一
被害者が出勤中に交差点を徒歩で歩いていた所、何者かに殴られる
被害者の怪我の具合は全治1週間
犯人は捕まっていない
のように、伝える事を羅列しましょう。
■ステップ3：書き出したものを並べ替える
前のステップで書き出したた後、分かりやすい順番に並べ替えればほとんど文章は完成です。
また、あらかじめ「直子の代筆」で作りたい文書に近そうなものを選んで文書作成を行っておき、そこに箇条書きにしたものを組み込めばさらにラクチンです。
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