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「お詫び状」について

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当方の非を率直に認めます。こちらにも言い分があるのは当然ですが、お詫びの手紙に弁解は禁物です。まず、不行き届きがあったことを認めてお詫びをすることが、相手に好感を与えます。やむを得ない事情などは、弁解がましくならないように説明します。誠意を示すことが大切です。丁寧な文章で早く出して下さい。



【文書作成例】
1.社員の接客態度の不備に対するお詫び

拝啓、寒冷の候、貴社ますますご隆昌のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
 さて、この度は弊社従業員が貴社に大変失礼な態度で応対申し上げましたことにつき、ご親切なご注意御指摘をいただき、まことに有難うございます。
 私は常々、正社員にもアルバイト社員にも、皆様に感謝する心を忘れず、常に相手の身になって行動し、接するように申し聞かせておりますが、社員の中には、その時々の気分で振舞い、そのためにお客様の御気分を害する者もあるのでございます。この度の失礼も、そうした社員の気の緩みからのことでございますが、これも部長としての私の監督不行き届きなためでございまして、なんとお詫び申し上げればよろしいのか判りません。本当に申し訳ありませんでした。
 当人も私が注意します前から失礼を後悔しておりました。どうか、今回の失礼をお許しくださいますようお願い申し上げます。
 また今後ともお気づきの点がございました節は、何卒ご注意ご指導を賜りますようお願い申し上げます。
 まずは取り急ぎ、書中にてお詫び申し上げます。
敬具




【文書作成例】
2.送付した製品の品不足、品違いのお詫び

拝復 寒冷の候、貴社ますますご隆昌のこととお喜び申し上げます。
 さて、12/10付け貴信まさに拝受致しました。11/10ご発注のパソコンについてのご督促をいただき恐縮に存じております。本来ならば12/5にご送付申し上げるべきところ、心ならずもご迷惑をおかけしてしまい、誠に申しわけなく深くお詫び申し上げます。
 実は、コンピュータのミスで貴社に対する製品送付の数量を間違えたしだいでございます。弁解の余地なく恐縮致しております。
 今後はこのようなご督促を受けることのないように努力していく所存でございますので、なにぶんにも今回のことはご容赦くださいますよう、切にお願い申し上げます。重ね重ねお詫び申し上げます。
 尚、今後とも変わらぬお引き立てのほどお願い申し上げます。
敬具



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